Gokce Tandogdu
ITIN Specialist, itin.net
Un ITIN, o Número de Identificación Personal del Contribuyente, es un número de procesamiento de impuestos emitido por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de EE. UU. a personas que no son elegibles para obtener un Número de Seguro Social (SSN). El IRS emite ITINs a extranjeros y a otras personas que necesitan un número de identificación fiscal de EE. UU. pero no tienen, ni pueden obtener, un SSN. Los ITINs se emiten independientemente de la condición migratoria, ya que el propósito principal de un ITIN es facilitar el cumplimiento de las leyes fiscales federales de EE. UU. Este número tiene 10 dígitos, comienza con el número 9, tiene un guion en el medio (por ejemplo, 9XX-XX-XXXX) y se asemeja a un SSN, pero no otorga autorización para trabajar en EE. UU. ni califica al titular para obtener beneficios de la Seguridad Social. Entender qué es un ITIN number es el primer paso para cumplir con sus obligaciones fiscales en Estados Unidos.
¿Quién necesita un ITIN?
Cualquier persona que deba presentar una declaración de impuestos federales en EE. UU. y no sea elegible para un SSN debe obtener un ITIN. Esto incluye, entre otros:
- Extranjeros no residentes que tienen ingresos de fuentes estadounidenses y deben presentar una declaración de impuestos.
- Residentes extranjeros (según la prueba de presencia sustancial) que no son elegibles para un SSN y deben presentar una declaración de impuestos.
- Cónyuges o dependientes de ciudadanos estadounidenses o residentes extranjeros que no son elegibles para un SSN.
- Individuos que reclaman exenciones fiscales o créditos fiscales según tratados fiscales de EE. UU. o leyes fiscales de EE. UU. y que no son elegibles para un SSN.
- Individuos que presentan información fiscal según las secciones 6031, 6033 o 6034 de la ley fiscal interna y que no son elegibles para un SSN.
- Cualquier persona que necesite una declaración de impuestos para fines de cumplimiento de las leyes fiscales federales de EE. UU.
Un ejemplo común es un inversor extranjero que recibe dividendos o intereses de inversiones en EE. UU. y debe presentar el Formulario 1040-NR (U.S. Nonresident Alien Income Tax Return) para informar estos ingresos y, potencialmente, reclamar una tasa de retención reducida bajo un tratado fiscal. Otro caso frecuente es el de un propietario de una U.S. LLC que no es residente en EE. UU. y necesita presentar el Formulario 5472 (Information Return of a 25% Foreign-Owned U.S. Corporation or a Foreign Corporation Engaged in a U.S. Trade or Business) para informar transacciones con la LLC. Sin un ITIN, estas personas no pueden cumplir adecuadamente con sus obligaciones fiscales y podrían enfrentar multas y sanciones.
¿Cómo se obtiene un ITIN?
Para obtener un ITIN, debe presentar el Formulario W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, junto con la documentación original o certificada que verifique su identidad y condición de extranjero. Hay varias formas de presentar el Formulario W-7:
- Por Correo: Puede enviar su Formulario W-7 y los documentos de identidad originales o certificados directamente al IRS en Austin, Texas. El IRS revisará sus documentos y se los devolverá por correo. Este método puede ser el más lento, ya que el IRS tarda varias semanas en procesar las solicitudes y devolver los documentos originales.
- En Persona en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS (TAC): Puede hacer una cita en un TAC del IRS para presentar su solicitud. Un representante del IRS verificará sus documentos originales y le devolverá los originales en el acto. Sin embargo, no todos los TACs ofrecen este servicio, por lo que es recomendable verificar y programar una cita con antelación.
- A través de un Agente Certificado de Aceptación (CAA): Esta es a menudo la opción más conveniente. Los CAAs son individuos u organizaciones autorizados por el IRS para ayudar a los solicitantes a completar el Formulario W-7 y verificar sus documentos de identidad originales. Un CAA puede enviar su solicitud al IRS en su nombre. La ventaja clave de usar un CAA es que pueden certificar sus documentos de identidad originales, lo que significa que no tendrá que enviarlos al IRS por correo y esperar a que se los devuelvan. Esto acelera significativamente el proceso de solicitud. itin.net opera como un proveedor de servicios para ayudarle a conectarse con CAAs para el proceso de solicitud del Formulario W-7.
Al completar el Formulario W-7, deberá proporcionar su nombre completo, dirección, fecha de nacimiento y otros datos personales. También deberá indicar el motivo por el cual necesita el ITIN, ya sea para presentar una declaración de impuestos, para reclamar una exención de impuestos bajo un tratado, o para cumplir con otras disposiciones de la ley fiscal de EE. UU. La elección del método de presentación dependerá de su preferencia personal, la urgencia de su necesidad y su comodidad con el envío de documentos de identidad originales por correo.
Documentación Requerida para el ITIN
El IRS requiere que los solicitantes presenten documentos originales o certificados que prueben su identidad y su condición de extranjero. No se aceptan fotocopias no certificadas. Las opciones de documentos de identidad aceptados incluyen una combinación de:
- Pasaporte: Este es el documento más comúnmente utilizado y aceptado, ya que verifica tanto la identidad como la nacionalidad.
- Certificado de Nacimiento: Debe ser emitido por la autoridad competente de su país de nacimiento.
- Tarjeta de Identificación Nacional Extranjera: Emitida por su país de nacionalidad o residencia.
- Licencia de Conducir: Emitida por una agencia estatal o del gobierno federal de EE. UU., o por gobiernos extranjeros.
- Certificado de Matrimonio o Divorcio: Emitido por la autoridad competente.
- Registros Escolares Extranjeros (para dependientes menores de 18 años): Incluyendo registros de salud o actas de nacimiento emitidas por la escuela.
- Visas: Tarjetas de visa de EE. UU.
- Tarjeta de Identificación de Extranjero Residente: Tarjeta de Residente Permanente (Green Card).
Si usted es un solicitante que no reside en EE. UU., debe presentar el original o una copia certificada por la agencia emisora de su pasaporte. Si usted es un solicitante que reside en EE. UU. y no puede obtener un pasaporte, puede presentar una combinación de otros documentos de identidad que prueben su identidad y nacionalidad. Por ejemplo, puede presentar una licencia de conducir junto con un certificado de nacimiento.
El IRS permite que los CAAs certifiquen sus documentos. Si utiliza un CAA, estos pueden verificar sus documentos originales y enviar una copia certificada al IRS. Esto le permite conservar sus documentos originales. Si presenta la solicitud por correo, deberá enviar los documentos originales al IRS, lo que puede generar preocupación por la pérdida o el robo. La certificación por parte de un CAA, o la presentación en persona en un TAC del IRS, son las mejores opciones para evitar el envío de documentos originales.
¿Cuánto tiempo tarda el proceso del ITIN?
El tiempo de procesamiento para un ITIN puede variar significativamente dependiendo del método de presentación y la carga de trabajo del IRS. Generalmente:
- Presentación por Correo o a través de un TAC del IRS: El IRS tarda entre 7 y 10 semanas en procesar una solicitud de ITIN después de recibirla. Este plazo puede ser más largo durante las temporadas altas de impuestos (enero a abril).
- Presentación a través de un CAA: Si utiliza un CAA, la solicitud se envía al IRS con documentación certificada. El IRS aún tarda entre 7 y 10 semanas en emitir el ITIN y enviar la carta de asignación (Formulario CP-565). Sin embargo, usted no tiene que esperar a que le devuelvan sus documentos de identidad originales, lo que puede hacer que el proceso general se sienta más rápido.
Es importante tener en cuenta que estos plazos son aproximados y pueden cambiar. El IRS puede experimentar retrasos debido a un volumen inusualmente alto de solicitudes, cambios en los procedimientos o eventos imprevistos. Para evitar retrasos, asegúrese de que su Formulario W-7 esté completo y preciso, y que toda la documentación de respaldo sea válida y esté correctamente organizada. La presentación de una declaración de impuestos junto con el Formulario W-7 puede, en algunos casos, acelerar el procesamiento de ambos.
Costo y Tarifas Asociadas al ITIN
La solicitud de un ITIN a través del IRS es completamente gratuita. El IRS no cobra ninguna tarifa por emitir un ITIN. Sin embargo, si usted elige utilizar los servicios de un Agente Certificado de Aceptación (CAA) para ayudarle con su solicitud, la organización o el profesional que actúa como CAA puede cobrar una tarifa por sus servicios. Estas tarifas varían considerablemente entre los diferentes CAAs y cubren el tiempo y la experiencia del agente para procesar su solicitud y certificar sus documentos. Las tarifas cobradas por los CAAs pueden oscilar entre $50 y $200 o más, dependiendo del proveedor.
Si usted necesita presentar una declaración de impuestos junto con su solicitud de ITIN (por ejemplo, si está solicitando un ITIN para declarar ingresos de EE. UU. en el mismo año), deberá considerar los costos asociados con la preparación de esa declaración de impuestos. Esto podría incluir tarifas de un profesional de impuestos o el costo de un software de preparación de impuestos. Si su solicitud de ITIN está relacionada con la formación de una U.S. LLC o la apertura de una U.S. bank account, también deberá tener en cuenta las tarifas relacionadas con esos procesos, como las tarifas de registro de la LLC o las tarifas bancarias, aunque muchas cuentas bancarias para no residentes ahora se pueden abrir sin costo inicial.
Errores Comunes al Solicitar un ITIN
Hay varios errores comunes que los solicitantes cometen al solicitar un ITIN, lo que puede causar retrasos o incluso la denegación de la solicitud. Estar al tanto de estos errores puede ayudarle a presentar una solicitud más sólida:
- Formulario W-7 Incompleto o Incorrecto: No completar todas las secciones del Formulario W-7 o proporcionar información incorrecta (como errores en el nombre, dirección o número de identificación fiscal solicitado) es una causa principal de retraso. Asegúrese de que toda la información coincida exactamente con sus documentos de identidad.
- Documentación de Identidad Insuficiente o Inválida: Presentar documentos que no son aceptados por el IRS, o que están caducados, o no son originales o copias certificadas. Recuerde que el pasaporte es el documento preferido para solicitantes no residentes.
- No Cumplir con los Requisitos de Certificación: Si envía documentos que no son originales y no están certificados por la agencia emisora o por un CAA. Las fotocopias simples no son suficientes.
- No Adjuntar una Declaración de Impuestos Válida (cuando sea necesario): Muchos solicitantes necesitan un ITIN para poder presentar una declaración de impuestos. Si su solicitud de ITIN se basa en la necesidad de presentar una declaración de impuestos para el año en curso, debe adjuntar esa declaración de impuestos (Formulario 1040-NR, etc.) a su Formulario W-7. Si está reclamando una excepción a esta regla (como ciertos tratados fiscales), debe indicar claramente la base legal para la excepción en el Formulario W-7 y proporcionar la documentación de respaldo adecuada.
- No Indicar Claramente el Motivo de la Solicitud: No explicar claramente por qué necesita el ITIN puede causar confusión al IRS. Asegúrese de seleccionar la casilla correcta en el Formulario W-7 y, si es necesario, proporcione una explicación detallada en el espacio provisto o en una declaración adjunta.
- Enviar la Solicitud al Departamento Incorrecto: Asegurarse de enviar el Formulario W-7 y la documentación al centro de procesamiento correcto del IRS (generalmente Austin, Texas, a menos que se presente a través de un TAC o CAA).
Revisar cuidadosamente toda la documentación antes de enviarla, o trabajar con un CAA experimentado, puede mitigar en gran medida el riesgo de cometer estos errores.
¿Qué sucede después de recibir el ITIN?
Una vez que el IRS aprueba su solicitud de ITIN, recibirá una carta oficial llamada Formulario CP-565, ITIN Assignment Letter. Esta carta contendrá su número de ITIN asignado. Es crucial que guarde esta carta en un lugar seguro, ya que contiene su número de identificación fiscal personal. Si pierde la carta, obtener su número de ITIN nuevamente puede requerir una nueva solicitud o una llamada al IRS, lo cual puede ser un proceso prolongado.
Con su ITIN, ahora puede:
- Presentar sus declaraciones de impuestos federales en EE. UU.: Utilice su ITIN en todas las declaraciones de impuestos futuras. Si presentó una declaración de impuestos junto con su solicitud de W-7, recibirá el procesamiento de ambas casi simultáneamente.
- Cumplir con las obligaciones de información fiscal: Por ejemplo, si usted es propietario de una U.S. LLC y no es residente en EE. UU., su ITIN es necesario para cumplir con los requisitos de presentación del Formulario 5472.
- Abrir una cuenta bancaria en EE. UU.: Muchos bancos en EE. UU. requieren un ITIN (o SSN) para abrir cuentas para no residentes. Tener un ITIN puede facilitar la apertura de una U.S. bank account con instituciones como Mercury, Relay o Brex.
- Reclamar ciertos créditos fiscales o beneficios: Dependiendo de su situación, su ITIN puede ser necesario para reclamar ciertos créditos o beneficios fiscales que no estén vinculados a la elegibilidad de empleo.
Es importante recordar que un ITIN no le otorga autorización para trabajar en EE. UU. ni le califica para beneficios de Seguridad Social. Si su situación laboral cambia y se vuelve elegible para un SSN, debe solicitar uno y dejar de usar su ITIN para fines fiscales, ya que un SSN reemplaza a un ITIN.
Renovación y Vencimiento del ITIN
Los ITINs emitidos por el IRS no expiran automáticamente, con la excepción de aquellos que no se han utilizado en una declaración de impuestos federal durante tres años consecutivos. El IRS comenzó un programa de renovación de ITINs en 2015 para abordar la gran cantidad de ITINs inactivos en sus sistemas. Si su ITIN no se ha utilizado en una declaración de impuestos federal durante tres años consecutivos (por ejemplo, si no presentó impuestos en 2021, 2022 y 2023), su ITIN se considera inactivo y deberá ser renovado antes de poder usarlo nuevamente para presentar impuestos.
Además, el IRS ha establecido que los ITINs que comienzan con los dígitos 70, 71 o 80 (por ejemplo, 70x-xx-xxxx, 80x-xx-xxxx) han expirado y deben ser renovados si se desean utilizar para presentar impuestos. El proceso de renovación es similar al de una solicitud inicial: debe presentar el Formulario W-7 y la documentación de verificación de identidad y nacionalidad. La diferencia principal es que debe indicar en el formulario que está solicitando una renovación de un ITIN existente. El IRS suele enviar una notificación (como el Formulario CP-48) a los titulares de ITINs que necesitan renovación, pero no se debe depender únicamente de esta notificación. Es responsabilidad del contribuyente asegurarse de que su ITIN esté activo y sea válido.
Si su ITIN ha expirado o está inactivo y necesita presentar una declaración de impuestos, debe iniciar el proceso de renovación con suficiente antelación, ya que el tiempo de procesamiento es similar al de una solicitud inicial (7-10 semanas). Puede presentar su solicitud de renovación por correo, en un TAC del IRS o a través de un CAA. Utilizar un CAA puede simplificar el proceso y evitar que tenga que enviar sus documentos de identidad originales por correo.